Un PFA în sistem real are obligații minime de contabilitate, dar poate simplifica totul cu soluțiile online potrivite. Ghidul acesta te ajută să alegi ce să faci singur și când să angajezi un contabil.
Ce obligații contabile are un PFA în 2026?
La sistem real (obligații)
- Registrul Jurnal de Încasări și Plăți — toate intrările și ieșirile cronologic
- Facturile emise — numerotate, cu toate datele legale + e-Factura dacă B2B
- Facturile de cheltuieli — pentru deduceri fiscale
- Declarațiile fiscale — D212 (Declarația Unică), D100 trimestrial, D300 dacă TVA
La norma de venit (obligații)
- Doar Registrul de Încasări (simplificat)
- Facturile emise
- Nu ți se cer registre de cheltuieli (nu contează la normă)
Soluții software contabilitate PFA 2026
| Software | Preț/lună | e-Factura | Declarații ANAF | Potrivit pentru |
|---|---|---|---|---|
| SmartBill | 30–60 RON | ✅ | Parțial | PFA cu volum mediu-mare |
| Oblio | 20–40 RON | ✅ | Nu | Freelanceri simplu |
| Contapp | 25–45 RON | ✅ | Nu | PFA mic, simplu |
| Saga | 50–120 RON | ✅ | ✅ | Activitate complexă, TVA |
| iDoc | 15–30 RON | ✅ | Nu | PFA minimal |
| Excel manual | Gratuit | Manual | Nu | Volum foarte mic (sub 20 facturi/an) |
SmartBill — recomandarea noastră pentru PFA activ
- Facturare completă cu e-Factura automată
- Registrul jurnal exportabil
- Aplicație mobilă
- Integrare bancară (Revolut, ING, BT)
- Prețuri: de la 30 RON/lună (pachet Start)
Oblio — simplitate maximă
- Interfață intuitivă, ideală pentru netehniciști
- e-Factura inclusă
- Stocaj documente digital
- Nu include declarații fiscale — completezi manual în SPV
Saga — pentru PFA cu activitate complexă
- Software desktop (Windows) + cloud
- Declarații fiscale incluse (D100, D300, D212)
- TVA complet
- Prețuri mai ridicate — justificate dacă ai volum mare sau TVA
Poate un PFA face singur contabilitatea?
Da — dacă ești organizat și ai volum mic (sub 50–100 facturi/an):
Ce poți face singur
- Emite facturi (prin SmartBill, Oblio sau orice soft autorizat)
- Transmite e-Facturile prin SPV sau integrat în soft
- Ține Registrul Jurnal în Excel sau în soft
- Calcula taxele cu calculatorul PFA 2026
- Depune Declarația Unică prin SPV
Ce e mai bine să dai la un contabil
- Dacă ești plătitor de TVA (deconturi lunare/trimestriale)
- Dacă ai clienți din UE (VIES, operațiuni intra-comunitare)
- Dacă vrei să optimizezi cheltuielile deductibile
- Dacă ai venituri din mai multe surse (PFA + chirii + salariat)
- Dacă ai control ANAF în curs
Cât costă un contabil pentru PFA?
| Tip serviciu | Cost lunar | Ce include |
|---|---|---|
| Contabilitate simplă (sistem real, fără TVA) | 150–350 RON/lună | Jurnal, facturi, declaratii |
| Contabilitate + TVA | 300–600 RON/lună | + deconturi TVA |
| Consultanță fiscală ponctuală | 200–500 RON/sesiune | Optimizare, audit rapid |
Anual: un contabil costă 1.800–7.200 RON/an. Dacă economisește mai mult prin deduceri optimizate, merită.
Cum alegi un contabil pentru PFA?
Criterii de verificare:
- Înscris în CECCAR (corpul profesional al contabililor)
- Experiență cu PFA în domeniul tău (IT, marketing, consultanță)
- Cunoaște e-Factura și sistemul SPV
- Disponibilitate — răspunde rapid în perioadele de declaratii (mai, trimestriale)
- Referințe de la alți PFA-iști
e-Factura pentru PFA — ce soft folosești?
Din 2024, e-Factura este obligatorie pentru B2B. Toate soluțiile din tabel au integrare e-Factura. Detalii complete: E-Factura PFA 2026
Calendar contabil PFA 2026
| Data | Obligație |
|---|---|
| Lunar (dacă TVA) | Decont TVA D300 |
| 25 martie | Tranșa 1 CAS/CASS/Impozit |
| 25 mai | Declarația Unică D212 |
| 25 iunie | Tranșa 2 CAS/CASS/Impozit |
| 25 septembrie | Tranșa 3 |
| 25 noiembrie | Tranșa 4 |
| 31 decembrie | Închidere registru jurnal anual |
Întrebări frecvente contabilitate PFA
Pot ține contabilitatea în Excel?
Da, legea nu impune un software specific. Registrul Jurnal poate fi un Excel corect structurat. Dar e-Factura trebuie transmisă prin SPV sau prin software cu integrare ANAF.
Ce format trebuie să aibă Registrul Jurnal?
Trebuie să conțină: data, numărul documentului, descriere, suma (debit/credit), sold. ANAF poate solicita la control să-l prezinți. Nu există un model fix obligatoriu, dar ANAF oferă un model orientativ.
Trebuie să am un contabil autorizat sau mă pot descurca singur?
Legea nu impune angajarea unui contabil pentru PFA. Poți face singur dacă ai cunoștinte minime. Contabilul este recomandat, nu obligatoriu (spre deosebire de SRL, unde este obligatoriu).
Dacă schimb de la norma la sistem real, ce evidențe trebuie să țin?
Trebuie să ții Registrul Jurnal de la începutul anului fiscal în care schimbi sistemul, nu de la data schimbării. Deci dacă schimbi în mai 2026, retroactiv de la 1 ianuarie 2026.
Cât timp trebuie să păstrez documentele contabile?
Minimum 5 ani de la încheierea exercițiului financiar la care se referă. Actele de fondare PFA și registrele se păstrează 10 ani sau pe toată durata PFA + 5 ani după dizolvare.
Articole conexe: Cheltuieli Deductibile PFA 2026 | Declarația Unică 2026