Sistemul RO e-Factura este obligatoriu pentru toate tranzacțiile B2B în România din 2024. În 2026, sistemul este complet implementat și nerespectarea lui atrage sancțiuni de 15% din valoarea facturii.
Cine are obligația de e-Factura în 2026?
| Tip tranzacție | Obligație e-Factura |
|---|---|
| PFA → Firmă sau alt PFA (B2B) | Obligatorie |
| PFA → Persoană fizică (B2C), plătitor TVA | Obligatorie |
| PFA → Persoană fizică (B2C), fără TVA | Opțională (recomandată) |
| PFA → Instituție publică (B2G) | Obligatorie |
Concluzie practică: Dacă emiți orice factură către o firmă sau altă entitate juridică, trebuie să folosești e-Factura.
Cum emiti e-Factura ca PFA în 2026 — 3 metode
Metoda 1: Direct în SPV ANAF (gratuită)
- Accesează anaf.ro → Spațiul Privat Virtual
- Autentifică-te cu certificat digital sau user/parolă
- Selectează RO e-Factura → Emitere factură
- Completează manual câmpurile (CIF client, servicii, sume)
- Sistemul generează XML UBL și îl transmite automat
- Clientul primește factura în propriul SPV
Avantaj: Gratuit
Dezavantaj: Manual, durează, nu se integrează cu contabilitatea
Metoda 2: Software cu integrare API (recomandată)
Soluții populare cu e-Factura integrată:
- SmartBill — cel mai popular, 30–60 RON/lună
- Oblio — interfață simplă, 20–40 RON/lună
- Contapp — pentru PFA mic, 25–45 RON/lună
- Saga — complex, pentru volum mare
Funcționare: emiți factura normal în software → se trimite automat în SPV ANAF → clientul primește în SPV-ul lui.
Avantaj: Automatizat, integrat cu contabilitatea
Dezavantaj: Cost lunar ~30–60 RON
Metoda 3: Export XML din Excel cu upload manual
Există template-uri Excel care generează XML UBL conform. Îl uploadezi manual în SPV.
Avantaj: Gratuit, flexibil
Dezavantaj: Risc de erori, laborios, nu scalabil
Ce trebuie să conțină o e-Factura validă?
Câmpurile obligatorii conform standardului UBL 2.1 și cerințelor ANAF:
| Câmp | Detalii |
|---|---|
| CIF emitent | CIF-ul tău de PFA |
| CIF beneficiar | CIF-ul clientului |
| Număr și dată factură | Conform seriei de numerotare |
| Descriere servicii/bunuri | Clară și completă |
| Cantitate și preț unitar | Valorile nete |
| TVA (dacă aplicabil) | Cota și suma TVA |
| Total de plată | Suma finală |
| Termenul de plată | Obligatoriu |
| Cont bancar emitent | IBAN pentru plată |
Termene și sancțiuni 2026
| Situație | Sancțiune |
|---|---|
| Factură B2B neemisă prin e-Factura | 15% din valoarea facturii |
| Factură transmisă cu întârziere (> 5 zile lucrătoare) | Amendă 5.000–10.000 RON |
| Factură cu date incomplete/eronate | Corectare obligatorie + posibilă amendă |
Termenul de transmitere: e-Factura trebuie transmisă în SPV în 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
Cum primești facturile de la furnizori?
Ca PFA, poți primi și tu facturi prin e-Factura:
- Activează funcția de primire facturi în SPV
- Furnizorii tăi (dacă sunt în sistem) trimit XML direct în SPV-ul tău
- Descărcezi și înregistrezi în contabilitate
Dacă furnizorul nu e în sistemul RO e-Factura, îți trimite factura tradițional (PDF, hârtie).
Facturare internațională — e-Factura se aplică?
| Tip client | e-Factura |
|---|---|
| Client din România (firmă) | Obligatorie |
| Client din UE (firmă) | Nu — facturezi normal cu mențiunea “TVA 0%“ |
| Client non-UE | Nu — factură normală export |
Facturile internaționale nu trec prin sistemul RO e-Factura, dar trebuie să respecți cerințele legale proprii (mențiuni TVA, cod VIES dacă UE B2B, etc.).
Corectarea erorilor pe e-Factura
Dacă ai emis o factură greșită prin e-Factura:
- Nu poți modifica o factură transmisă
- Emiți o factură de stornare (credit note) pentru valoarea incorecta
- Emiți o nouă factură corectă
- Ambele (stornarea + noua factură) trebuie transmise prin e-Factura
Întrebări frecvente e-Factura PFA
Dacă clientul meu e persoană fizică, trebuie să emit e-Factura?
Dacă ești plătitor de TVA: da, obligatoriu. Dacă nu ești plătitor de TVA și clientul e persoana fizica: nu e obligatoriu, dar e recomandat pentru evidența ta.
Pot emite e-Factura fără semnătură electronică?
Da. SPV-ul ANAF acceptă autentificarea cu user/parolă (fără semnătură electronică) pentru emiterea e-Facturilor. Semnătura electronică e necesară pentru alte tipuri de declarații.
Cum știu că e-Factura a ajuns la client?
SPV-ul ANAF îți confirmă cu numărul de înregistrare al transmisiei. Dacă clientul a activat primirea, o vede imediat în SPV-ul lui.
E-Factura înlocuiește factura PDF trimisă pe email?
Da, în relațiile B2B. Poți trimite și PDF-ul ca referință, dar documentul fiscal oficial este cel din SPV ANAF. Clientul nu poate deduce TVA sau înregistra cheltuiala pe baza unui PDF dacă nu e în e-Factura.
Ce fac dacă software-ul meu de facturare nu are e-Factura?
Schimbă software-ul (toți furnizorii majori au implementat e-Factura) sau folosește SPV-ul ANAF direct. Din 2024, lipsa e-Facturai costă 15% din factură — merită să investești 30–50 RON/lună în software.
Detalii contabilitate: Contabilitate PFA Online 2026 | Declarația Unică 2026